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Gestión de la Información y Documentación Administrativa
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La asignatura GESTION DE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA se encuadra en la materia GESTIÓN JURÍDICO-ADMINISTRATIVA y se imparte en el primer semestre del tercer curso de Grado en Gestión y Administración Pública.
Con una carga de 6ECTS, la asignatura se centra en el análisis de las técnicas de gestión de la información, así como en el estudio de la tipología documental de las administraciones públicas y en los métodos de gestión documental y las técnicas de archivo.
El primer tema de la asignatura se centra en el estudio de los métodos y herramientas para la gestión de grandes volúmenes de datos, esto es, los sistemas de gestión de bases de datos.
Es evidente que para llevar a cabo una gestión documental de calidad es imprescindible conocer las técnicas documentales que se engloban dentro de la denominada “cadena documental”. Si bien el objetivo de la asignatura no es profundizar en el conocimiento y uso de estas técnicas, sí se pretende que el alumno adquiera los conocimientos suficientes para aplicarlos a la hora de usar un sistema de gestión documental automatizado o base de datos documental.
Dado que la gestión documental automatizada (incluyendo el archivo) no está totalmente extendida en las AAPP, se hace preciso presentar al alumno las técnicas de gestión de archivos. Una vez más, no se pretende profundizar en las mismas, sino conocerlas para poder implementarlas mediante los sistemas de gestión documental automatizada.
En cualquier caso el enfoque que se le da a la asignatura es teórico-práctico ya que se pretende que sea el alumno, una vez que se le haya presentado la teoría correspondiente, el que aprenda realizando trabajos más o menos complejos sobre las herramientas informáticas a su disposición. En este sentido se intentará en la medida de lo posible utilizar el aprendizaje basado en proyectos, con tres o cuatro grupos de alumnos buscando y diseñando soluciones para problemas relacionados con la gestión de la información y la gestión documental.
Para abordar con éxito esta asignatura es imprescindible haber superado la asignatura “Informática Aplicada” y es conveniente haber superado la asignatura “Sistemas de Información para la Administración electrónica”.
Sería conveniente que el alumno cursase las asignaturas según la temporalidad establecida en el Plan de Estudios. En particular el alumno debería haber superado la asignatura Informática Aplicada.
Competencias: (1)
Específicas:
CE16: Saber gestionar la información y documentación administrativa
Genéricas:
CG2. Motivación y diligencia
CG3. Capacidad de aprendizaje
CG4. Habilidad para identificar y manejar fuentes de información
CG5. Capacidad de comunicación oral y escrita
CG7. Capacidad para trabajar en equipo
CG8. Capacidad de análisis, síntesis y reflexión crítica
CG9. Capacidad de organizar y planificar
Resultados del aprendizaje: (1)
RA1. Conocer y saber utilizar los métodos de gestión de los documentos administrativos en los organismos públicos y la normativa reguladora.
RA2. Saber gestionar los documentos administrativos por agrupaciones documentales.
RA3. Conocer los criterios básicos para la creación de documentos administrativos.
RA5. Conocer las características básicas y los requisitos de validez de los documentos administrativos.
RA6. Saber evaluar el nivel de corrección de un documento administrativo.
RA7. Conocer los requisitos para implantar un sistema de gestión documental.
RA8. Saber describir y analizar los documentos para su recuperación.
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- La numeración se corresponde con la usada en la memoria de verificación
Tema 1. Bases de datos.
Almacenamiento y recuperación de datos.
Sistemas de gestión de bases de datos.
Fundamentos de las bases de datos relacionales.
Diseño de bases de datos relacionales.
El lenguaje de consulta SQL.
Ejemplo de uso de un sistema de gestión de bases de datos.
Tema 2. Análisis documental.
Introducción a la documentación.
La cadena documental.
Funciones de entrada.
Funciones de tratamiento.
Funciones de salida.
Fuentes de información.
Normalización de las fuentes de información.
Aplicaciones del análisis documental a la gestión de la documentación administrativa.
Tema 3. Bases de datos documentales.
Definición y concepto.
Tipología de las bases de datos documentales.
Estructura de una base de datos documental.
Incorporación de información a una base de datos documental.
Búsqueda y recuperación de la información de una base de datos documental.
Visualización y exportación de la información.
Software de gestión de bases de datos documentales.
Tema 4. Análisis y diseño de documentos administrativos.
Documentación administrativa.
Tipología MAP de los documentos administrativos.
Estructura de los documentos administrativos.
Construcción y mantenimiento de expedientes administrativos.
Tema 5. Archivo y recuperación de documentos administrativos.
El archivo documental.
Tipos y sistemas de archivo.
Control, seguimiento y conservación de documentos.
Mantenimiento de archivos.
Archivos y bases de datos documentales.
Archivo de documentos electrónicos.
El archivo y la documentación administrativa.
Automatización de las funciones de archivo: recomendaciones internacionales.
Interacción con el profesor | Actividades de contenido teórico | 35 horas |
Actividades de contenido práctico | 19 horas | |
Evaluación | 6 horas | |
Trabajo Autónomo individual y en equipo | 90 horas |
Las actividades de contenido teórico (35 horas) comprenden:
- Consulta de la guía docente y demás materiales de orientación de la asignatura
- Lectura de los recursos teóricos o materiales de estudio: lecciones, esquemas, cuestionarios, materiales audiovisuales, bibliografía básica y complementaria
- Visualización y, en su caso, participación en clases virtuales, a través de las herramientas de video conferencia
- Visualización y, en su caso, participación en tutorías virtuales, a través de las herramientas de video conferencia
- Resolución y revisión de actividades realizadas relativas a los contenidos teóricos de la asignatura en línea, a través del campus virtual
- Planteamiento y resolución de dudas en los foros o a través de las distintas herramientas de correo privado
Las actividades formativas de contenido práctico (19 horas), a través de las cuales se aplicarán los conocimientos teóricos adquiridos, están integradas por:
- Consulta de las orientaciones y materiales relativos a las actividades prácticas
- Resolución de los casos prácticos planteados, a través de clases virtuales o de las distintas herramientas del campus virtual
- Visualización y participación en tutorías virtuales relativas a las actividades prácticas, a través de las herramientas de video conferencia
- Planteamiento y resolución de dudas en los foros o a través de las distintas herramientas de correo privado
Por lo que se refiere al trabajo autónomo del estudiante (90 horas), éste comprende tanto el estudio del contenido de la asignatura, como la comunicación y el trabajo colaborativo con otros estudiantes a través de las distintas herramientas del campus virtual y la resolución de casos prácticos y la realización de actividades de evaluación continua.
La evaluación tiene una asignación de 6 horas en la planificación docente.
La evaluación de la asignatura tiene dos componentes: evaluación continua, a través del campus virtual y examen final presencial.
1.- La evaluación continua se realiza a través de la participación activa del estudiante en las actividades propuestas dentro del campus virtual, en particular:
- Participación activa en los foros, clases virtuales y tutorías
- Realización de ejercicios prácticos
- Resultados de los cuestionarios de autoevaluación
2.- El examen final se realiza a todos los alumnos en las fechas oficialmente designadas por el Centro. El alumno debe responder a cuestiones teóricas y/o prácticas, demostrando un conocimiento global de la materia.
La calificación final de la asignatura es una media ponderada de las calificaciones obtenidas en la evaluación continua y el examen final, con un coeficiente de ponderación de la evaluación continua del 30% y para el examen final del 70%.
Las pruebas de evaluación de la asignatura se realizarán de forma telemática. Durante las mismas el profesor podrá utilizar herramientas que garanticen la identidad de quien las realice (proctoring). Para ello el examinado debará disponer de cámara y micrófono que serán utilizados durante la prueba en las condiciones que requiera el sistema de identificación y los requisitos que establezca el profesor. De todos modos, el profesor podrá requerir al alumno mediante videoconferencia posterior a cada prueba para que el alumno demuestre feacientemente los conocimientos reflejados en su entrega.
1.- CRUZ MUNDET, J.R. Información y Documentación Administrativa. 2ª edición. Ed. Tecnos.,2006